X

Onnistu etäpalaverissa: viisi vinkkiä verkkotapaamiseen

Auri_blogi_11_2015Tiedätkö sen ulkopuolisuuden tunteen, kun osallistut etäpalaveriin rätisevän äänen ja pätkivän kuvan kanssa? Lauseet ovat katkonaisia, et kuule välikommentteja ja katselet kuvaa puolikkaista ihmisistä kokouspöydän äärellä. Tunnetko itsesi täysivaltaiseksi osallistujaksi kyseisessä kokouksessa?

Etäpalaverit ovat olleet varsinkin monille kansainvälisille yrityksille arkipäivää jo tovin. Aivan viime vuosina erilaiset etäkokoukset ovat kuitenkin yleistyneet kehittyneen teknologian, taloudellisen tilanteen ja muuttuneiden työskentelytapojen myötä. Kynnys niiden toteuttamiselle on aina vain matalampi.

Silti etäpalavereita usein vältellään, jos kasvotusten kohtaaminen on mitenkään vain mahdollista. Etäyhteydessä tuntuu jäävän puuttumaan jotain. Meniköhän viesti perille? saattaa olla kokouksen vetäjän ajatus palaverin jälkeen. Kyse on suunnitelmallisuudesta ja työskentelytavoista, joiden avulla osallistujat saadaan istumaan yhteisen virtuaalisen neuvottelupöydän ympärille.

Meillä TATissa etäyhteyttä on käytetty niin tiimipalavereissa, koko talon yhteisissä kokoontumisissa, asiantuntijaluennoilla, työhaastatteluissa kuin yhteistyöpalavereissa ulkopuolistenkin kanssa. Usein onnistuneesti ja välillä vähän epäonnistuneemmin. Käytäntöjä pyritään kehittämään jatkuvasti ja kaikki työntekijät koulutetaan ohjelmistojen käyttöön.

Suunnittele – sovi pelisäännöistä – tunne tekniikka – aktivoi osallistujia – jaa agendaa – ONNISTU! Seuraavassa viisi vinkkiä etäpalaverissa onnistumiseen:

1. Helpompaa vuorovaikutusta

Yhteisistä kokoustamistavoista sopiminen on entistä tärkeämpää, kun kaikki eivät ole fyysisesti samassa huoneessa. Sopikaa osallistumistavoista ja siitä, mitä saa tai ei saa tehdä. Toimivan etätyöskentelyn A ja O on 100 prosenttinen läsnäolo. Älä lähde hakemaan kahvia, puhumaan puhelua tai kirjoita sähköposteja kesken etäpalaverin.

Muita hyviä muistisääntöjä ovat esimerkiksi osallistujien nimien normaalia tiheämpi viljely, rauhaisan kokoustilan etsiminen ja taustamelun minimointi sekä videokuvan näyttäminen itsestään, mikäli se vain on mahdollista.

2. Aloita valmistautuminen hyvissä ajoin

Kokouksen vastuuhenkilö huolehtii agendasta, käytettävästä tekniikasta ja työskentelytavoista etukäteen. Onko kokouksessa tarkoitus jakaa dokumentteja, työpöytää tai videoita? Työstetäänkö yhdessä mindmapiä tai jaetaanko osallistujat pienryhmiin? Etäyhteys kannattaa avata hyvissä ajoin ja kutsua uudet henkilöt testaamaan yhteyttä ennen kokouksen alkamista.

3. Kaikki mukaan alusta lähtien

Etäpalaveriin osallistuminen saattaa olla normaalia puuduttavampaa, varsinkin jos ei ole itse äänessä. Kannattaa huomioida kaikki mukanaolijat käyttämällä pieniä aktivoivia tehtäviä. Viiden minuutin muistisäännön mukaan kaikkien osallistujien tulisi sanoa jotain ensimmäisen viiden minuutin kuluessa, jotta osallistuminen on jatkossa helpompaa. Voi myös kehitellä erilaisia check-in- ja check-out-tehtäviä, eli leikkimielisiä ryhmähenkeä nostattavia tehtäviä tai yhteistä aihetta kokoavia pohdintatehtäviä.

4. Kirjaa olennainen ylös

Yhteisesti sovitut asiat on hyvä kirjata kaikkien nähtäville. Tätä kutsutaan ryhmämuistiksi. Kokouksen agenda, esitetyt näkökulmat ja mahdolliset ristiriidat tulevat kaikkien yhteisiksi asioiksi, kun ne kirjataan ylös kokouksessa esimerkiksi virtuaaliselle valkotaululle. Osallistujat kokevat tulleensa kuulluiksi ja mahdollisten yhteyskatkoksien aikana esitetyt asiat ovat nähtävillä.

5. Tunne työkalut

Tekniikan tunteminen on yksi etätyöskentelyn onnistumisen kulmakiviä. Kukaan ei odota sinun olevan IT-nörtti tai tuntevan tekniikkaa täydellisesti, mutta osaaminen tuo mukanaan aina varmuutta. Kun kaikki osaavat käyttää käytössä olevaa ohjelmistoa, voidaan kokouksessa keskittyä säätämisen sijaan agendaan.

Mieti etukäteen varasuunnitelmia. Jos langaton verkko ei riitä videokuvasi toistamiseen, käytä still-kuvaa ja ääntäsi. Mikäli koko ohjelma kaatuu, siirry varaohjelmaan tai puhelimeen. Tärkeä käytäntö onkin tekniikan testaaminen etukäteen, etenkin jos mukaan tulee paljon ensikertalaisia.

(Oppia otettu: Nummi, P. (2013) Virtuaalifasilitaattorin käsikirja)

Auri Kohola

Asiantuntija, digitaaliset palvelut, Taloudellinen tiedotustoimisto TAT

Kirjoittaja on hiljainen tietotyöläinen, joka syttyy pedagogisista reformeista, someviestinnästä ja sukkapuikoista.

@aurikohola